Στα …χαρτιά παραμένει η ψηφιοποίηση επιχειρήσεων και δημόσιων οργανισμών διεθνώς, καθώς μόλις μια μειοψηφία έχει κάνει τη μετάβαση σε περιβάλλον Paperless Office. Στον αντίποδα, το χαρτί “δηλώνει” δυναμικά την παρουσία του στα γραφεία των επιχειρήσεων και των δημόσιων φορέων. Μόνο το 17% εργάζεται σε paperless office, ενώ υπάρχει και ένα 20%, που παρατηρεί ότι η χρήση χαρτιού αυξάνεται. Σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη της ΑΙΙΜ, η εικόνα είναι λίγο πιο παρήγορη όσον αφορά τα παραστατικά, όπου το 40% – σε διεθνές επίπεδο – αποστέλλεται, πλέον, ηλεκτρονικά.
Στον αντίποδα, το 20% των εταιρειών διαπιστώνει ότι η χρήση χαρτιού αυξάνεται.
Όπως προκύπτει από την έρευνα, που δημοσιοποίησε η εταιρεία Modus ΑΕ (ειδικεύεται στην ανάπτυξη και υποστήριξη προϊόντων και υπηρεσιών διαχείρισης επιχειρησιακού περιεχομένου), το paperless office μεταφράζεται σε σημαντική εξοικονόμηση χρημάτων και περιορισμό των λειτουργικών κερδών μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Συγκεκριμένα, σχεδόν το 60% (συγκεκριμένα το 59%) των επιχειρήσεων πέτυχε επιστροφή της επένδυσης (Return of Investment, ROI) σε λιγότερο από 12 μήνες με εφαρμογή λύσεων paperless office.
Αναφορικά με τους λόγους, που φρενάρουν τη μετάβαση σε ένα περιβάλλον χωρίς …χαρτούρα, η έρευνα της ΑΙΙΜ διαπιστώνει ότι ο …ένοχος είναι η άγνοια. Σύμφωνα με τα ευρήματα της μελέτης, στην ερώτηση “γιατί πιστεύετε ότι υπάρχει ακόμα τόσο πολύ χαρτί στις επιχειρησιακές σας διαδικασίες”, επιχειρήσεις και δημόσιοι οργανισμοί ρίχνουν το βάρος της ευθύνης στους διευθύνοντες συμβούλους και στους εργαζόμενους. Μάλιστα, τόσο τα υψηλόβαθμα διοικητικά στελέχη όσο και οι υπάλληλοι των εταιρειών -σύμφωνα με τη μελέτη – αλληλοκατηγορούνται: “φταίει η διοίκηση που δεν το αποφασίζει” ή “φταίνε οι εργαζόμενοι που προτιμούν ακόμα το χαρτί”.
Η αλήθεια φαίνεται να βρίσκεται στην τρίτη, κατά σειρά, απάντηση, που δίνουν οι ίδιες οι εταιρείες: “υπάρχει έλλειμμα γνώσης όσον αφορά του τι μας προσφέρει το paperless”.
Τα οφέλη
Η έρευνα της ΑΙΙΜ αναδεικνύει τα οφέλη από τη μετάβαση σε ένα paperless περιβάλλον και από την υιοθέτηση paper free διαδικασιών. Σύμφωνα με τις απαντήσεις των συμμετεχόντων στην έρευνα, αυτά συνδέονται με: τη γρηγορότερη απόκριση σε αιτήματα πελατών αλλά και συνεργατών, την αύξηση της παραγωγικότητας, την ευκολότερη παρακολούθηση καταστάσεων και κατανομής φόρτου εργασίας, τα λιγότερα λάθη.
Συνεπώς, όπως διαπιστώνει η μελέτη, το τρίπτυχο των ωφελειών αφορά: αύξηση ταχύτητας, αύξηση παραγωγικότητας, μείωση λαθών.
